KKK

Lepingute ja aruannete kohta esitatud korduma kippuvad küsimused:

ÜLDINE

Küsimus: Millelt arvestada seda 10% eelarves, mille ületamisel peaks eelarvemuudatused kooskõlastama HITSA-ga ja mida see kooskõlastamine endast kujutab?

Vastus: Tekkinud praktika eeldab nii iga eelarves omaette kuluna väljatoodud summa kui ka projekti kogumahu muutumise kooskõlastamist enam kui 10% võrra. Sisuliselt tähendab see siiski eelkõige kulude kasvu kooskõlastamise nõuet, kuna kavandatud asja odavamalt saamine on vaid teretulnud nähtus.

Kooskõlastama peab ka kõik täiesti uued kuluartilklid (tegemist on sisuliselt 100% eelarvemuudatusega, kus kulu kasvab 0-st eelarvesse lisatava numbrini), mida lepingu lisana kokku lepitud eelarve ei sisalda (seda ka juhul kui nende kulude katmise “allikaks” on mujal eelarveridadel kokkuhoitud vahendid).

Kooskõlastamine tähendab HITSA lepingulise kontaktisiku kirjalikku (e-kiri on aktsepteeritav) teavitamist oodatavast või tekkinud erinevusest, millele sihtasutus vastab selle muudatuse aktsepteerimise või mitte-aktsepteerimisega. Mitte-aktsepteerimine ei tähenda keeldu seda kulu teha. Kulutused võib teha nii või teisiti, ent mitteaktsepteeritud kulu ei saa näidata lõpparuandes projekti osana eelarves olevast suurema summaga (ka mitte täiendava oma- või kaasfinantseeringuna). Kui mitteaktsepteeritud kulu lepingu lisaks olevas taotluse eelarves algselt ei sisaldunudki, siis ei saa seda lõpparuandesse üldse lisada. Kooskõlastustaotlust saab reeglina esitada kuni üks kuu enne projekti lõpptähtaega.

Eelarvest oluliselt erinevate kulude ilmnemisel aruandes tagantjärele on HITSA-l õigus kooskõlastamata muudatusi (suure tõenäosusega) mitte aktsepteerida projekti osana ja võtta eelarvest erinevate kulutuste piirmääradena aluseks toetuse taotluses oleva eelarve summad.

Küsimus: Kas finantsaruanne peab käsitlema ainult HITSA toetuse osa või kogu projekti?

Vastus: Finantsaruanne peab hõlmama kõiki projekti kulusid ja tulusid, mis lepingu lisana kinnitatud taotluse eelarves kirjas, st nii HITSA toetuse kui oma- ja kaasfinantseeringu summasid. Kõik finantsaruande koondtabelis olevad kulud (v.a. üldkululõiv) peavad olema tõendatud kulu- ja maksedokumentide või nende koopiatega (kinnitatuna raamatupidaja poolt nime ja allkirjaga).

Küsimus: Millest koosneb finantsdokumentatsioon ?

Vastus: Finantsdokumentatsioon koosneb kulu- ja maksedokumentidest, ning neid summeerivast finantsaruande tabelist (HITSA aruandevormi osa):

KULUDOKUMENTATSIOON on tavaliselt asutusele esitatud arvete koopiad või lähetusaruande koopia. Töötasu puhul on selleks töötasu väljamaksmise aluseks oleva dokumendi koopia (töö- või tööettevõtuleping, käskkiri vms), milles on eeldatavasti viide projektile ja sellega seotud tegevustele.

MAKSEDOKUMENTATSIOON Erinevalt kuludokumentatsioonist peab maksedokumentatsioon tõendama HITSA eraldatu, omafinantseeringu ja võimaliku kaasfinantseeringu (kui see on kantud kõrgkooli arvele) rahade väljaliikumist ülikooli pangaarvelt (või käsutusest nt sularaha väljamakse korral).

Küsimus: Mis kujul tuleb esitada maksedokumentatsioon ?

Vastus: Maksedokumentatsioon peab tõendama HITSA eraldatud toetuse, omafinantseeringu ja võimaliku kaasfinantseeringu (kui see on kantud kõrgkooli arvele) summade väljaliikumist ülikooli pangaarvelt (või käsutusest nt sularaha väljamakse korral). Maksekinnitust iga tehingu kohta eraldi võib asendada koonddokumendiga (nagu näiteks lähetuskulude puhul asendab lähetusaruanne selles sisalduvaid arvete koopiaid), milleks sobib kinnitatud kontoväljavõte pangast või kinnitatud väljavõte raamatupidamisest. Maksedokumentatsiooni esitamisel koondväljavõttena raamatupidamisest peab see sisaldama rekvisiite iga makse kohta:

  • makse saaja ja summa;
  • makse kuupäev või panga poolt maksele omistatud arhiveerimistunnus (milles sisaldub ka kuupäev);
  • maksedokumendi number.

Alternatiivina on võimalik esitada (filtreeritud) kontoväljavõtteid juhul, kui see peaks olema vähem töömahukas kui esitada väljavõtteid raamatupidamisest.

NB! Maksete kirjed peavad olema üheselt kokku viidavad kuludokumentatsioonis sisalduvaga. Erinevuste puhul tuleb neid lühidalt kaaskirjas või märkustes selgitada. Maksekinnitused või koonddokument peab olema kinnitatud raamatupidaja või ülikooli esindusõigusega isiku poolt (nt pangakonto väljavõte ei pea olema pangas kinnitatud, vaid sobib ka internetipanga väljavõte raamatupidaja või esindusõigusega isiku poolt allkirjastatuna).

Küsimus: Kuidas arvutada üldkululõivu?

Vastus: HITSA nõukogu on sätestanud aktsepteeritava üldkululõivu määrana kuni 20% tööjõukuludelt. Üldkululõivu võib arvestada ainult tööjõukuludelt (sisaldades kõiki riiklikke makse). Kuna HITSA eeldab toetuse ja omafinantseeringu proportsionaalset jaotumist kõigi eelarveridade lõikes, siis rakendub ka tööjõjõukuludele samasugune omafinantseeringu määra nõue nagu kogu projektile. Seega arvutatakse üldkululõiv järgmise valemi alusel:

(üldkululõivu määr kuni 20%) * ( tööjõukulud) = üldkululõiv

See välja arvutatud üldkululõiv panustab projekti kogumaksumusse samaväärselt muude kuluartiklitega, mis tähendab, et talle rakendub samaväärne omafinantseerimismäär (ehk väljaarvutatud üldukulõivust peaks HITSA kanda jääma mitte üle 70%). Juhul kui toetuse saaja arvab kogu välja arvestatud üldkululõivu HITSA toetusest maha, siis selle võrra jääb HITSA vahendeid vähem muude kulude katmiseks ehk neid peab toetuse saaja ise vastavalt rohkem finantseerima täitmaks nõutud omafinatseeringu määra.

Näide:
Üldkululõivu määr 20%
Tööjõukulud projektis koos maksudega 500 eurot

Üldkululõiv: 0,2 * 500 = 100 eurot

Küsimus: Mida peetakse kaasfinantseeringuks ja kas see läheb ka arvesse nõutud omafinantseeringu protsendi sisse?

Vastus: Kaasfinantseering on iga kolmanda osapoole (st lisaks HITSA-le ja toetuse saaja omavahenditele) sihtotstarbeline toetus projektile.

Jah, kaasfinantseering läheb võrdväärselt omafinantseeringuga arvesse nõutava muu finantseeringu määra täitmisel.

Silmas tuleb pidada algset taotlusega koos esitatud eelarvet, sest selles HITSA poolt aktsepteeriud kulud on kindlasti abikõlbulikud. Projekti elluviimise käigus lisandunud tegevustele täiendava rahalise katte saamisel tuleks nende kulude abikõlbulikkus kooskõlastada eelnevalt HITSA-ga vastasel juhul ei ole kindel, et neid kulusid aktsepteeritakse lõpparuandes projekti osana. Näiteks projekti käigus lisandunud mööbli ost ei pruugi lõpparuandes aktsepteeritud saada isegi kui selle eest on toetuse saaja omafinantseeringuna või teine doonor kaasfiantseerijana maksnud.

Küsimus: Milliste kuludokumentidega peab projektiaruandes tõestama panga ülekandetasusid ehk teenustasusid?

Vastus: Panga teenustasu eest pank tavaliselt eraldi arvet ei väljasta ja seega ei saa aruandele lisada teenustasu kuludokumenti. Maksedokumendiks on pangakonto väljavõte, kus (juhul kui see ilmne pole) siis peab viitama, milline arve, millise ülekandetasuga seotud on.

Küsimus: Kuidas tuleb kaasfinantseeringu kohta aru anda?

Vastus: Kaasfinantseeringule kehtivad täpselt samad finantsaruandluse nõuded, mis omafinantseeringulegi, st kulud kuleb tõendada nii kulu- kui maklsedokumentide kinnitatud koopiatega (seda ka juhul kui need tehti nimetatud kolmanda osapoole poolt otse).

Lõpuks, kui kaasfinantseeringu on tehtud kolmanda osapoole poolt otse, st läbimata toetuse saaja raamatupidamist (nt arve on tasutud kaasfinantseerija raamatupidamise poolt), siis selleks, et sellele kaasfinantseerija kulule saaks rakendada Tiigriülikooli toetust, peab enne HITSA järeldusotsuse tegemist HITSA-le tõendama, et toetusmäära ulatuses (reeglina 70% kulust) on toetuse saaja kandnud raha üle kolmandale osapoolele. Vastasel korral kaasfinantseeringut ei arvestata omafinantseeringu määra täitmise sisse.

Näide:
Oma- ja kaasfinantseeringu määr taotluse põhjal 35%
Projekti kogukulu 1000 eurot jaguneb
* 650 eurot Tiigriülikool
* 150 eurot kõrgkool
* 200 eurot firma X (maksnud otse tarnijale)

Juhul, kui kõrgkool toetuse saajana ei kanna osa toetusest kaasfinantseerijale üle, siis sellest järeldub, et kaasfinantseering jäi 100%-lt firma kanda ja ülejäänud kõrgkooli poolt tehtud kuludest (650+150=) 800-st eurost, katab toetus (650/800=) 81% ehk tunduvalt rohkem kui oma- ja kaasfinantseeringu määr võimaldab (75%). Toetusmäära nõuetele vastavaks (65%-le) viimiseks järgneb osa Tiigriülikooli toetuse (650-65%*800=130) tagastamine HITSA-le.

Samas, kui kaasfinantseerijale kompenseeritakse kõrgkooli kui toetuse hoidja poolt 65% kulust ehk (0,65*200=) 130 eurot (nt kantakse firma arve alusel üle), siis vastab ka projekti kogukulu 1000 eurot nõutud määrale (0,65*800 + 0,65*200=) 650 eurot ehk 65%.

Selle põhjuseks on toetuse saajate (kõrgkoolide) võrdse kohtlemise prinstiip, mille kohaselt toetusmäära nõue kõigile võrdselt kehtima. Kaasfinantseerijate leidmine, kes ei soovi toetust kasutada, võimaldaks kõrgkoolil oma kulusid proportsionaalselt rohkem katta (eelolevas näites 81% 65% asemel) kui toetuse saajatel, kelle projektis sellist kaasfinantseerijat ei ole.

MOBIILSUSTOETUSED

Küsimus: Kui mobiilsustoetuse aruande finantsosas on kuludokumentide asemel esitatud töölähetuse aruande koopia (nagu lubatud lepingu lisa B punktis 4), siis ega selle juurde ei pea enam lisama maksete kinnitusi? Lepingulisa punkt 5 tundus käivat ainult selle juhu jaoks, kui saadetakse kuludokumentide koopiad.

Vastus: Peab küll maksedokumendid lisama. HITSA soovib kõigi kulude kohta saada ühtset dokumentatsiooni: iga kulu kohta nii kuludokumentatsiooni kui makse kinnitust. Kuludokumente võib mobiilsustoetuse aruandes asendada asutuse raamatupidamises kinnitatud lähetuse kuluaruandega, ent maksete dokumentatsiooni see ei asenda. Nagu lepingu lisa 5. punkt viitab, peab igale kuludokumendile olema lisatud makset kinnitav dokument. Seega kuludokumentide asemel lähetuse aruande koopiat esitades tuleb siiski lisada sellele sama summa maksmist ehk raha arvelt väljaliikumist kinnitav dokumentatsioon (maksekorralduste koopia(d) või panga- või raamatupidamiseväljavõte, aktsepteeritav ka koonddokumendina kõikide tehingute lõikes). Oluline on meeles pidada, et kõik finantsaruandlusele lisatavad makseid toetavad dokumendid või nende koopiad peavad olema kinnitatud raamatupidaja või kõrgkooli allkirjaõigusliku esindaja poolt (kusjuures vähemalt üks kord koos loetavalt välja kirjutatud nime ja ametikohaga).